Vaikka haaveet paperittomasta toimistosta olisivat vielä toteutumatta, on paperin korvaaminen digitalisaatiolla ja sähköisillä dokumenteilla lähes aina käytännöllisempää kuin analogisen vaihtoehdon säilyttäminen.
Sähköisten ratkaisujen käyttäminen paperin sijaan on paitsi ympäristöystävällistä, myös yrityksen toimintaa tehostavaa. Napinpainalluksella lähtevä verkkolasku on perillä asiakkaalla nopeammin kuin postinkantaja ehtii lukea osoitetta kirjekuoresta. Sähköisesti standardimuodossa siirrettävät viestit välittyvät tietosisällöltään juuri niin kuin ne on tarkoitettukin, eikä vastaanottajan päässä aikaa kulu tietojen naputteluun järjestelmiin – lyöntivirheistä aiheutuvista kömmähdyksistä puhumattakaan. Automatisoiduissa toiminnoissa riittää, että prosessi tehdään kerralla oikein.
Verkkolasku on kuitenkin koko liiketoimintaketjun summaus yhteen dokumenttiin. Sähköisten toimintaprosessien tehokkuus ja hyödyt kasvavat, kun niitä hyödynnetään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa toimintoketjua.
Verkkolaskutuksen aloittaminen on monissa pk-yrityksissä se toimenpide, josta liiketoimintaprosessien digitalisointi käynnistyy. Tähän on syynä se, että verkkolaskutus on pitkälle tuotteistettu paperiton toiminto ja myös tarkimmin säädelty ja ohjeistettu. TIEKEn ylläpitämästä Verkkolaskuosoitteistosta löytyy verkkolaskuja vastaanottavien ja lähettävien organisaatioiden tietoja. Kun kotimaan verkkolaskutus on saatu toimimaan, voi verkkolaskutusta tarvittaessa laajentaa myös kansainväliseen laskutukseen.
Yhteentoimivuudeksi kutsutussa tilanteessa yhden järjestelmän tuottamat tai siihen syötetyt tiedot ovat muiden järjestelmien käytettävissä. Kun järjestelmät ovat yhteentoimivia, heijastuu muuttunut varastokirjanpito tai työkoneen kuormitus automaattisesti toiminnanohjaukseen (ERP) tai muuhun järjestelmään. Näin tuotantoketjussa edistymisen jokaisen vaiheesta ollaan jatkuvasti tietoisia. Näiden tietojen seuranta voi tapahtua automaattisesti, jolloin ennusteita voi tehdä reaaliaikaisesti ja tuotantoa voi skaalata menekin perusteella tarkemmin.
Myös työntekijöiden työajanseurannan voi hoitaa toiminnanohjausjärjestelmällä. Vaikka pahvisten kellokorttien leimaamisesta onkin pääosin päästy, työaikojen tarkastelu suoraan samassa järjestelmässä tuotannon seurannan kanssa voi auttaa pullonkaulojen löytämisessä ja tehokkuuden lisäämisessä.
Paperittomuus auttaa myös pitämään tiedot ajan tasalla. Vaikka paperille tehty kirjanpito olisikin päivätty, ei samana päivänäkään tehdyn kirjauksen kohdalla voi olla täysin varma onko muutoksia tehty myöhemmin johonkin toiseen asiakirjaan. Sähköisessä järjestelmässä näkyvä tieto on aina uusin mahdollinen, ja monesti muutosten seuraaminen on vaivatonta. Mitä pidemmälle automatisoitu tuotantoprosessi on, sitä todennäköisemmin järjestelmän tieto vastaa todellisuutta. Kun raportointi on ajantasaista, on tietoihin mahdollista myös reagoida nopeasti.
Liikevaihto: 29,1 milj. euroa
Henkilöstö: 300 henkeä
Toimialaluokka: Tietojenkäsittelyn ja laitteistojen käyttö- ja hallintapalvelut (62030)
Kotipaikka: Tampere. Toimipisteet myös Helsingissä, Turussa, Porissa, Jyväskylässä, Hämeenlinnassa ja Kuopiossa
Netum on kannattavasti kasvava suomalainen IT-palvelukumppani, joka haluaa ratkaisuillaan rakentaa toimivaa ja turvallista digitaalista yhteiskuntaa. Yhtiöllä on yli 20 vuoden kokemus vaativista IT-hankkeista. Netum suunnittelee ja toteuttaa asiakkaiden tarpeisiin sopivia ja kestäviä digiratkaisuja – viisaasti ja vastuullisesti.
Monipuolinen Netum toteuttaa vaativia asiakkuushankkeita ja digitransformaatioprojekteja, data- ja analytiikkapalveluja, johdon konsultointipalveluja, kyberturvallisuuspalveluja, integraatioratkaisuja ja erilaisia jatkuvuuspalveluja.
Netumin digitaaliset palvelut tehostavat yritysten liiketoimintaa ja julkisen sektorin palveluja. IT-varantojen ja aiempien investointien hyödyntäminen lisää kustannustehokkuutta, ja yhtiön kyberturvaratkaisut varmistavat yhteiskunnan turvallisuutta. Digitaalisuus parantaa niin yritysten kuin julkishallinnon palveluiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitaalisten palveluiden avulla voidaan myös vähentää päästöjä ja materiaalien tarvetta sekä edistää kiertotaloutta.
Netum innovoi ja kehittää jatkuvasti omaa toimintaansa. Yhtiö toimii merkittävissä yhteiskunnallisissa hankkeissa ja auttaa asiakkaitaan kehittämään liiketoimintaansa digitalisaation avulla. Näin Netum rakentaa yhdessä asiakkaidensa kanssa vastuullisempaa ja turvallisempaa yhteiskuntaa. Netumin tavoitteena on myös olla alansa
”Netum pyrkii vastuullisuusohjelmansa kautta jatkuviin parannustoimiin myös ilmasto- ja ympäristöasioissa. Yksi Netumin vastuuohjelman pyrkimyksistä on tunnistaa Netum Science Based Target Initiativen (SBTi) nykytila ja asettaa tavoitteet. Aikatauluihin vaikuttavat sekä EU-sääntelyn kehitys että kansallisen lainsäädännön vaatimukset. Netum on sitoutunut toimimaan ympäristön kannalta kestävällä tavalla”, kertoo johdon konsultti Aki Nordlund.
“Olemme yhtiönä ansiokkaasti mukana Green Office -kriteerien mukaisessa toiminnassa ekologisen jalanjäljen pienentämiseksi. Kaksi toimistoamme Tampereella sekä Helsingin toimistomme ovat GreenOffice-sertifioituja. Oman hiilijalanjäljen GHG protokollan mukaiseen laskentaan ja seurantaan Netumilla on parhaillaan käynnissä kokeiluja erilaisilla työkaluilla”, Nordlund kuvailee.
Ilmasto- ja ympäristöhaasteiden tiedostaminen markkinassa on alku, jota seuraa ohjaus toimenpiteisiin. Kiertotaloutta koskevat haasteet ilmenevät Netumin kokemuksen mukaan erityisesti kierrätyksessä. Vaikka laitteiden kestävyyteen on globaalisti panostettu ohjelmistoja enemmän, vaativat vastuullisesti tuotetut laitteet, kuten läppärit ja puhelimet, lisää työtä. Isommissa organisaatioissa työympäristöt ovat puolestaan vakioituja, mikä voi myös haastaa vastuullisuutta.
”Tavoitteemme on tulla tunnetuksi myös vihreiden palveluiden tuottajana”, toteaa puolestaan yritysarkkitehti Mikko Satama. ”Olemme juuri julkaisseet koko henkilöstöllemme pakollisen Vihreä toimija -verkkokoulutuksen, jonka avulla varmistamme – riippumatta roolista tai tuotettavasta palvelusta – että kaikki yrityksestämme osaisivat tehdä oikeita, vastuullisia valintoja niin asiakasprojekteissa kuin sisäisesti. Koulutus sisältää lopputentin, jonka läpäisy oikeuttaa käyttämään Vihreä toimija -sertifikaattia.”
Paperiton tieto liikkuu liukkaasti
Kun oma sisäinen prosessi on sähköistetty, on mahdollista hyötyä siitä myös oman organisaation ulkopuolella. Kun vaikkapa tilausprosessi kulkee alusta loppuun sähköisesti, on mahdollista siirtää tietoa saumattomasti. Valmistuneen tilauksen rahtikirja ja kollilaput muodostuvat automaattisesti kuljetuksen tilaajan järjestelmissä, josta kollilaput voidaan tulostaa kolleihin kiinnitettäviksi. Sähköiset rahtikirjat lähetetään logistiikkayrityksen järjestelmään sähköistä standardimuotoista tiedonsiirtoa hyödyntämällä.
Sama pätee taloushallintoon. Verkkolaskun muodostaminen toiminnanohjausjärjestelmän kautta vähentää aikaa laskutuksen molemmissa päissä. Laskua lähettäessä kaikki tiedot ovat jo valmiiksi strukturoidussa muodossa, ja laskun muodostaminen ja lähettäminen on parhaimmillaan yhden painalluksen takana. Asiakkaan puolella maksaminen on vastaavasti helpompaa, ja lisäetuna lasku on nopeasti perillä riippumatta siitä, mihin maailmankolkkaan se on lähetetty. Yrityksillä on vuodesta 2020 ollut, lain mukaan, oikeus pyytää lasku sähköisessä muodossa toiselta yritykseltä tai viranomaiselta, esimerkiksi verkkolaskuna.
Myös Suomen valtio ja isommat yritykset edellyttävät säännönmukaisesti sähköisiä laskuja toimittajiltaan.
Prosessien sähköistäminen mahdollistaa myös tietojen tarkastelun toimitilojen ulkopuolella. Koko tuotantoketjun tila varastosaldosta laskujen maksutilanteeseen on saatavilla kesken liikematkan, toimitilojen jokaisessa nurkassa tai vaikkapa kotitoimistolla.
Vaikka laitteiden ja järjestelmien hankinta ja käytön opettelu vaatiikin rahallisia ja työajallisia investointeja, laitteiden kuluttamasta sähköstä puhumattakaan, säästytään vaihtoehtoiskustannuksilta. Kopiopaperin hankinta, varastointi ja hävittäminen, tulostimien värikasetit sekä laskujen ja asiakirjojen postittaminen vähenevät. Paperiasiakirjojen asianmukaiseen arkistoimiseen ja arkistojen ylläpitoon tarvittavaa työvoimaa ja tilaa ei myöskään tule aliarvioida, sähköinen arkisto ei vaadi lattiapinta-alaa ja on helposti siirrettävissä. Tämä pätee etenkin tilanteissa, joissa tietoa on säilytettävä vuosista ikuisuuteen.
Kuten huomattua, suurimmat hyödyt paperittomien toimintojen käytöstä tulevat automaation kautta lisääntyneessä tehokkuudessa ja säästyneessä työajassa. Kaikki tiedot ovat myös kaikkien tarvittavien työntekijöiden saatavilla sijainnista riippumatta.
Kun käytetään sähköisiä, yhteisesti sovittuja ja standardien mukaisia tiedon esittämis- ja toimintatapoja, saavutetaan yhteentoimivuus koko toimitusketjun osalta. Näin päästään vähitellen eroon paperisista asiakirjoista ja niiden aiheuttamista lisätöistä ja kustannuksista.
Lisää tietoa paperittomasta toimistosta löydät hankkeen samannimiseltä koulutustallenteelta.
Liikevaihto: 6,4 miljoonaa
Henkilöstö: 14 henkilöä
Toimialaluokka: Teollisuuden koneiden ja laitteiden ym. asennus (33200)
Kotipaikka: Muurame
Finn-Jiit on teollisuuden komponenttitoimittaja, joka tarjoaa kokonaispalvelua niin materiaalien, varastoinnin kuin ongelmanratkaisun tiimoilta. Yrityksen päämiehinä ja asiakkaina on useita globaaleja laitevalmistajia. Lisäksi sen laajaan kumppaniverkostoon kuuluu useita kotimaisia ja ulkomaisia yrityksiä, pääosin pk-sektorilta.
Finn-Jiit kuuluu 140 yrityksen AddTech-konserniin, joka ottaa kestävän kehityksen vakavasti. Finn-Jiitin tehtaan koko kiinteistössä seurataan energiankulutusta ja sen pienentäminen on yksi tavoitteista. Valaistus on automatisoitu ja valot sammuvat, kun tilassa ei liikuta. Yhtiön jätesopimus on tehty laajan kierrätettävyyden mukaan niin, että esimerkiksi kuljetuslaatikot ja tavaralavat käytetään mahdollisuuksien mukaan uudelleen. Finn-Jiitin oma vastuullisuusraportointi kattaa esimerkiksi rahtien hiilijalanjäljen seurannan, jotta toiminnasta syntyviä päästöjä voi optimoida. Hankintojen osalta yrityksessä on käytössä ennusteet, jolloin ostoja voi tehdä tehokkaasti. Muuramen toimitiloissaan yhtiö on alivuokralaisena. Tilojen omistaja seuraa tilojen hiilijalanjälkeä ja on sitoutunut toimimaan sen pitämiseksi kurissa.
”Koko konsernin talossa ilmastotoimia kehitetään jatkuvasti”, kertoo laatupäällikkö Mira Rantanen. ”Ilmastotoimet ja kestävyysteot halutaan sitoa arkipäivän prosesseihin, ei taikatemppuihin. Yksi kehityskohteemme on sähköisen dokumentaation parantaminen, koska monet sisäiset dokumentit ovat yhä käytössä fyysisinä papereina.”